2. Email verzenden

  2. Email verzending
  3. 2. Email verzenden

Inhoud

  • 1. Doel
  • 2. Stappen
    • 2.1 Het controleren van je verzendlijst
    • 2.2 Quickmail inplannen

1. Doel

Het verzenden van een mailing, waarbij je een eerder gemaakte verzendlijst en e-mail aan elkaar koppelt en inplant voor verzending op een specifiek moment, of direct.

2. Stappen

2.1 Het controleren van je verzendlijst

2.2 Quickmail inplannen

  1. Stel de Quickmail in.
    1. Ga in het menu bovenin naar ‘Planning’ en klik daar ‘Quickmails’. Als deze knop niet beschikbaar is ben je niet gemachtigd om e-mails te sturen. Neem contact op met je meerdere om dit te bespreken.
    2. Naam: geef de verzending een naam
      1. Begin met de datum van verzending volgens dit format yyyymmdd dus bijv. 20140419
      2. Voeg de naam van de nieuwsbrief toe bijv. ‘Nieuwsflits’ of ‘Mededeling’
      3. Voeg de repetitie van de nieuwsbrief in. Bijv. ‘Januari’ of ‘Editie 402’ of ‘brandoefening’
    3. Datum en tijd: Moment van verzending. Laat dit ongewijzigd voor directe verzending.
    4. Quickmail type: Niet relevant, kan op Quickmail blijven staan
    5. Doelgroepselectie: selecteer hier allereerst ‘profiel’ in het drop down veld. Klik vervolgens op het blauwe vierkantje om het juiste profiel te selecteren. De geselecteerde map zal standaard de hoofdmap zijn. Dit is te zien aan het rode huisje in de mappen structuur balk. Klik vervolgens op de map email. Indien het verzendprofiel faculteit breed is zal het profiel in deze map te vinden zijn. Dit zal echter weinig voorkomen. In de meeste gevallen zal vanuit de map e-mail nog het specifieke map met het organisatieonderdeel moeten worden geselecteerd (dubbelklik). Veelal zullen hier de verzendprofielen aanwezig zijn. De verzendprofielen zijn te herkennen aan het volgende icoon:  . Het specifieke organisatieonderdeel kan er ook voor besluiten om in de eigen map van het organisatieonderdeel vb.: communicatiewetenschap nog meerdere mappen aan te maken voor bijvoorbeeld verzendprofielen van studenten en medewerkers. In dit geval zal er na het selecteren van de map van het organisatieonderdeel nog een extra map moeten worden geopend. 
    6. Kies het verzendprofiel door één keer op het bestand te klikken en vervolgens op de selecteer button onderaan te klikken. In het blauwe vierkantje van het quickmail pop-up-scherm is nu ook de naam van het verzendprofiel te vinden.
    7. Kies e-mail: Selecteer de e-mail die je wilt verzenden. Indien de stappen uit het stappenplan: Een nieuwe e-mail aanmaken of bestaande mail openen goed gevolgd zijn is de e-mail terug te vinden in de map waar je eerder de e-mail hebt aangemaakt. In vele gevallen zal de e-mail volgens de volgende structuur terug te vinden zijn: Email > Organisatieonderdeel > Jaartal van verzending > Eventueel e-mail type (let op: niet bij ieder organisatieonderdeel aanwezig) en kies vervolgens de juiste e-mail door één keer op de e-mail te klikken en op selecteer te klikken.
    8. Handmatige variabelen waarde: Het kan zijn dat je template een aanvullende waarde heeft die moet worden ingevuld. Na het selecteren van de nieuwsbrief (punt g) zal dit dan verschijnen. Vul hierin de waarde in die voor deze verzending van toepassing is. Vaak betreft dit een editienummer of nieuwsbrieftitel.
    9. Mailing type: Dit is alleen voor interne administratie. Nieuwsbrief / actiemail / servicemail zijn het meest gebruikelijk.
    10. Testlabel toevoegen: Als het een test mail is dien je dit aan te vinken. In rapportages kun je later testmails gemakkelijk verbergen om snel een overzicht te krijgen van de echte resultaten
    11. E-mail doel: Mag op normaal blijven staan
    12. Begrens snelheid: Doorgaans blijft deze staan op ‘Volle snelheid’. Hiermee kan de verzending over langere tijd uitgespreid worden. Dit is van toepassing bij grote volumes, waarbij in de mail wordt opgeroepen om bijvoorbeeld telefonisch contact te zoeken. Door de snelheid te begrenzen voorkom je dat het telefoonnummer onbereikbaar raakt.
    13. Selecteer afmeld / bounce actie: Deze mogen op brand default blijven staan.
    14. Klik ‘Volgende’ wanneer alle instellingen goed staan.
  2. Controleer gegevens en bevestig
    1. Doorloop de opsomming in het bevestigingsscherm. Let hierbij in het bijzonder op deze dingen:
      1. Heb ik de goede verzendgroep geselecteerd?
      2. Klopt het aantal ontvangers onder bron telling ongeveer?
      3. Heb ik de goede e-mail geselecteerd?
      4. Heb ik het goede verzendmoment ingevoerd?
    2. Wanneer alles klopt vink je “Verstuur deze mailing aan”
    3. Klik Bevestigen om de verzending te starten of te plannen
  3. De mailing wordt gepland / verzonden
    1. Onder Planning in het linker menu kun je de status zien van de e-mailverzending
    2. Het is voor een geplande mailing nog mogelijk om hem aan te passen voor de verzending.
Email verzending
november 14, 2022