Inhoud van het artikel
1. Doel
2. Record aanmaken
3. Details vullen
4. Klant opties invullen
5. Aan groepen koppelen
1. Doel
Wanneer er handmatig één of een klein aantal gebruikers toe willen voegen aan het bestand, en specifieke ontvangerslijsten, dan kan dit via de klantenmodule. Voor het toevoegen van grotere aantallen nieuwe leden wordt het gebruik van een import aangeraden.
2. Record aanmaken
1. Wanneer je een gebruiker aan wilt maken voor een mailing waar een aanmeldformulier voor bestaat kun je dat formulier het best gebruiken om het nieuwe lid toe te voegen. Dit is sneller en minder foutgevoelig dan onderstaande stappen.
2. Vul de noodzakelijke gegevens in. Dit zijn twee velden die altijd ingevuld moeten zijn als het record een e-mail moet gaan ontvangen. Het zal ook niet mogelijk zijn het record op te slaan zonder dat deze zijn ingevuld.
a. E-mailadres: voer hier het e-mailadres in van de ontvanger.
b. Opt-in (e-mail): Zet dit op ja als de gebruiker toestemming heeft gegeven gemaild te worden.
3. Vul naar wens de overige klantdetails, klantopties en groepen in voor dit persoon. Zie de uitleg bij punt 3, 4 en 5 op deze pagina.
3. Details invullen
Na het aanmaken van het record volgens punt 2 beland je automatisch in het tabblad ‘Klantdetails’. Het is hier mogelijk om meer gegevens van de klant in te vullen. Hou hierbij in de gaten dat het enkel nut heeft gegevens in te voeren als deze in het e-mailsysteem worden gebruikt. Dit kan zijn voor personalisatie, segmentatie of conditionele e-mailinhoud.
De meeste gegevens zijn open velden, sommige zijn begrensd.
- Een dropdown menu: kan slechts met een paar waardes worden gevuld. Klik het pijltje en kies de relevante waarde. Voorbeeld: Opt-in (e-mail); deze is altijd Ja of Nee.
- Een datum: Klik het kalender icoon en blader naar de gewenste datum toe. Voorbeeld: Verjaardag.
Klik na het uitvoeren van de toevoegingen/wijzigingen op ‘Opslaan’ linksboven (floppy icoon) om de wijzigingen in het klantrecord op te slaan.
4. Klantopties invullen
Naast de standaardgegevens uit het detailstabblad als naam, adres en e-mail, zijn er ook UvA specifieke variabelen beschikbaar. Deze verschillen per brand en worden misschien niet voor alle mailings binnen een brand gebruikt. Voorbeelden zijn: UvANetID, Taalvoorkeur, Afdeling en Opleidingscode. Deze variabelen zijn als volgt in te vullen:
- Blader na het openen van een klantrecord naar het tweede tabblad ‘Klant opties’.
- Vul de gewenste gegevens in. Veel zullen open velden zijn, sommige zijn begrensd zoals bij 3 uitgelegd.
- Klik na het uitvoeren van de toevoegingen/wijzigingen op ‘Opslaan’ linksboven (floppy-icoon) om de wijzigingen in het klantrecord op te slaan.
5. Aan groep(en) koppelen
Op het moment dat een klantrecord bestaat betekent dit nog niet automatisch dat hij/zij mailings zal gaan ontvangen. Voor veel organisatieonderdelen werken met ontvangersgroepen. Lees hoe iemand is toe te voegen aan een ontvangersgroep in de handleiding Een contactpersoon aan groep(en) toevoegen of verwijderen.