Inhoud van het artikel

1. Doel
2. Importeren vanuit bestand

1. Doel

Een lijst met contactpersonen importeren om een mailing te verzenden via Deployteq.

---

2. Importeren vanuit bestand

Stappen

1. Verzamel de contactinformatie die je nodig hebt en zet dit in een Excel bestand. Zorg hierbij dat elke regel alle gegevens bevat van 1 contactpersoon.
   1. E-mailadres is verplicht. Zorg dus dat het bestand altijd een kolom e-mailadres heeft, die voor elk contactpersoon is ingevuld.
   2. Optionele velden zijn bijvoorbeeld: voor- / achternaam, geslacht en inschrijfdatum.
   3. Zorg dat er verder niets anders in het Excel sheet staat dan de regels met contactpersonen, en eventueel de eerste regel met de kolomnamen / omschrijvingen.
2. Sla het Excel bestand op als kommagescheiden .csv.
   1. Ga op het tabblad in kwestie staan.
   2. Klik ‘bestand’/’file’, klik ‘opslaan als’/’save as’.
   3. Kies de lokatie waar je het bestand (tijdelijk) op wilt slaan.
   4. Kies bij ‘bestandstype’/’save as type’ voor ‘CSV (Komma gescheiden)’/’CSV (Comma delimited)’ en bevestig.
      
3. Laad het bestand in Deployteq.
   1. Log in op Deployteq.
   2. Indien van toepassing: blader naar het juiste brand.
   3. Klik in het linker menu onder CRM op ‘Data Management/Data beheer’. Wanneer deze menu-optie niet zichtbaar is heb je onvoldoende rechten om een import te kunnen maken. Neem contact op met je meerdere om dit te bespreken.
   4. Klik in het menu bovenin op ‘Import Customers’.
   5. Selecteer vervolgens ‘Upload’, omdat we een bestand willen uploaden.
   6. Open het blader-scherm en blader naar het .csv bestand  toe dat we in punt 2 hebben aangemaakt.
      
4. Instellen bestandstype. De filetype settings zullen hoogstwaarschijnlijk goed staan. Maar controleer deze voor de zekerheid:
   1. ‘First line is header’ dien je aan te vinken wanneer de eerste regel uit je bestand de kolomnamen bevat. In de preview op deze pagina kun je zien of dat het geval is.
   2. File-type: CSV.
   3. Character set: ISO-8859-1.
   4. Separator: default waarde van Deployteq aanhouden.
   5. Text qualifier: niet van toepassing, mag leeg blijven.
   6. Klik ‘volgende’/’next’.
      
5. Importeer de contacten naar de goede lijst, en koppel de velden.
   1. In de meeste situaties is er een standaard groep waarin de contacten worden verzameld voor een specifieke mailing. Selecteer deze onder ‘Option’/’Opties’ > ‘Import into group’/ ‘Koppel aan groep’.Handeling 5.2 t/m 5.4 kunnen in sommige gevallen met behulp van lay-outs overgeslagen worden. Via een lay-out worden deze instellingen namelijk opgeslagen zodat deze voor toekomstige imports opnieuw kunnen worden gebruikt. Het is hierbij belangrijk dat de bestanden telkens exact dezelfde kolom-indeling hebben.
   2. Onder ‘Field’ zie je een lijstje staan van de kolommen uit het bestand. Deployteq wil graag dat je deze koppelt aan database-velden uit zijn systeem, zodat hij weet waar hij de data naartoe mag wegschrijven. Selecteer voor elke kolom onder ‘System field’ het goede veld. Een aantal gebruikelijke velden zijn:
      1. E-mail adres –> E-mail adres/E-mail address
      2. Geslacht –> Sekse/Gender
      3. Voornaam –> Voornaam, Firstname
      4. Tussenvoegsel –> Tussenvoegsel/Prefix
      5. Achternaam –> Achternaam.Surname
   3. Na het koppelen van sommige velden zal een vertaling van de waarden plaats moeten vinden. De velden waarbij dit nodig is zullen de keuze presenteren op het moment dat je het veld selecteert. Dit helpt je om bijvoorbeeld voor geslacht M/V om te zetten naar Man / Vrouw.
   4. Bij het koppelen van het e-mailveld komt er een pop-up met 2 opties: Verify domain en Allow empty. Zet Verify domain op Yes (deze filtert onbestaande domeinnamen eruit, bijv. gmai.com of homail.com) en zet allow empty op No. Op deze manier krijg je geen records met lege e-mailadressen.
   5. Zorg na het koppelen van de velden dat het vakje uniek aangevinkt staat voor de e-mail kolom. Dit zorgt ervoor dat een bekend e-mail adres wordt geüpdatet en niet nogmaals wordt toegevoegd.
   6. Klik ‘volgende’/’next’.
      
6. Afronden
   1. Het key-settings scherm is niet relevant. Dit kun je overslaan door opnieuw ‘volgende’/’next’ te klikken.
   2. In het scheduling stuk kun je een naam invoeren voor je eigen administratie. Dit is de naam die terug te vinden is in de geschiedenis van imports, maar bijvoorbeeld ook in het bestand van de gebruiker als “toegevoegd door”. Een goede naam bevat weeknummer/datum.
   3. Klik ‘volgende’ en start de import.
      
7. Controle
   1. Je zult zien dat er onder recente imports een regel is toegevoegd voor de import die je net hebt toegevoegd. Het systeem kan een paar minuten nodig hebben om de import te verwerken. Je kunt in dit overzicht de status bijhouden.
   2. Status = done geeft aan dat de import klaar is. Het aantal onder ‘Records’ voor jouw import zou overeen moeten komen met het aantal regels in het geüploade bestand.
   3. Controleer indien van toepassing ook of het verzendprofiel is gegroeid. Dit kan via Customers in het menu rechts. Klik daar bovenin op profiel, selecteer het verzendprofiel en klik op het search vergrootglas (zoekvlak leeg laten). Je ziet nu iedereen in het profiel, en rechtsboven het totaal aantal records dat in dat profiel zitten.