Inhoud van het artikel
1. Doel
2. Openen van bestaande e-mail
3. Correcte naamgeving nieuwe e-mail
4. Creëren nieuwe e-mail
5. Kopiëren van bestaande e-mail
1. Doel
Voordat je een e-mail kunt gaan vullen met content, zal er eerst een e-mail moeten worden aangemaakt of geopend.
2. Openen van bestaande e-mail
Mails opzoeken in Deployteq:
Blader door de mappenstructuur naar de map waar de e-mail staat. Je kunt ook gebruik maken van de zoekbalk rechts bovenin. De zoekbalk geeft je tevens de mogelijkheid om te zoeken binnen een bepaalde categorie mails. Als je bijvoorbeeld alle mails wilt zoeken die beginnen met Nieuwsflits dan type je: Nieuwsflits*. Deployteq zal dan alle mails opzoeken die beginnen met ‘Nieuwsflits’.
Opbouw mappenstructuur:
De opbouw voor deze mappen is logisch: [Email] > [Organisatieonderdeel] > [Jaar van verzending] > [E-mail naam]. Er zijn uitzonderingen op deze structuur bijvoorbeeld wanneer het organisatieonderdeel zelf submappen heeft aangemaakt met daarin verschillende e-mail types. In dit geval zal na het kiezen van de map jaar van verzending nog een keuze moeten worden gemaakt tussen de map van het juiste e-mail type bijvoorbeeld ‘Nieuwsbrief’.
Dubbel-klik opent een map.
Net boven de inhoud van de map staat het pad vermeld waar je je op dat moment in bevindt. Klik op een plek in dit pad om terug te gaan naar bovenliggende mappen.
3. Creëren nieuwe e-mail
Filmpje: creëren nieuwe e-mail op basis van template
Het vullen van de e-mail wordt uitgelegd in het volgende onderdeel: Opmaken van een e-mail.
Correcte naamgeving nieuwe e-mail:
Voer allereerst de e-mail naam in. Dit gebeurd op basis van de volgende standaard:
1. Begin met de datum van verzending volgens dit format yyyymmdd dus bijv. 20220622
2. Voeg de naam van de nieuwsbrief toe bijv. ‘Nieuwsflits’ of ‘Mededeling’
3. Voeg de repetitie van de nieuwsbrief in. Bijv. ‘Juni’ of ‘Editie 402’ of ‘brandoefening’
5. De naam van een e-mail zou er bijvoorbeeld als volgt uit kunnen zien: 20220622 Nieuwsflits
4. Kopiëren van bestaande e-mail
Filmpje: creëren nieuwe e-mail op basis van kopie
Het vullen van de e-mail wordt uitgelegd in het volgende onderdeel: Opmaken van een e-mail.
Blader door de mappenstructuur naar de map waar de e-mail staat. Je kunt ook gebruik maken van de zoekbalk rechts bovenin. De zoekbalk geeft je tevens de mogelijkheid om te zoeken binnen een bepaalde categorie mails. Als je bijvoorbeeld alle mails wilt zoeken die beginnen met Nieuwsflits dan type je: Nieuwsflits*. Deployteq zal dan alle mails opzoeken die beginnen met ‘Nieuwsflits’.
Door 1 x te tikken op de mail, zal Deployteq deze selecteren, nu kan je de mail kopiëren door boven in de balk Copy te selecteren.
Dan wordt er gevraagd om de naam van de nieuwe mail op te geven, de gekopieerde mail zal in dezelfde map geplaatst worden als de mail die je hiervoor hebt gebruikt.